メール内の名前について

こんにちは！最近ビジネスメールのことで怒られてばかりいる私です‥苦笑

私が誤解していたビジネスマナーのせいで指摘を受けた内容2種類更新させていただきました。でも、中には言いがかりみたいなものもあるんです。

上司からの指摘

「メールの文面で名前を挙げる時にはフルネームで。」

これです。

この時指摘された名前というのは宛名ではありません。宛名はフルネームの方が丁寧な印象を与えらことができますね。今回指摘されたのは宛名ではなく、更には社内メールでした。

社内メールで「備品発注を山田さんに依頼をしてもいいですか。」という内容のものでした。名前は仮に山田さんとさせていただきました。

上司には「山田さんは社内に何人かいる、山田建設などの会社名ともとれる、内容は正確に伝えろ。」とのことです。

確かに社内に山田さんは2人います。ただし、部署が全く違い、事務員の山田さんと製造部の山田部長の2人なので、社内で備品発注といえば事務員の山田さんと、名字だけでも個人を特定することができます。

社内では備品発注は事務員の山田さんの担当だということは明確です。万が一、製造部の山田部長に依頼することがあっても、メールの文面では役職付きのため“山田部長”と明記します。

また、外部の山田建設という会社ともとれるとのことですが、そもそも上司に対し他社の会社のことを伝える際には、“おもちゃ屋さん”みたいなノリで伝えません。それこそ山田建設または、山田建設様と伝えます。すごく馴染みの会社だったとしてもメール文面で山田建設を山田さんということはありえないです。

つまり上司からのとんだいちゃもんだったわけなのです！唖然です‥。

ではでは、せっかくなので社内メールの名前に対する正しいルールをここから載せていきます。

まず社内メールでは、社内の風習に従った上で、肩書き、敬称は最小限にします。名前において主に気をつけることは“二重敬語”にならないようにすること！です。

山田部長だったら、

山田部長はOK!

部長 山田様はOK!

山田さんは社内の風習によってOK!

山田部長様は二重敬語なのでNG!

「部長」と「様」はどちらも敬称なので、両方つけると二重敬語になってしまいます。

また複数人に宛てる際、総務部各位の「各位」も敬称なので、総務部各位様はこれまた二重敬語なのでNGですよっ。