ビジネスメールでの引用文について

こんにちは!前回はビジネスメールのReについてお話しました。以下のURLから見ることができます。

 

http://chuchunyan.hatenadiary.jp/entry/2017/06/23/123437

 

当たり前じゃん!って思う方もいるかもですが、私にとっての当たり前が崩れた瞬間でした。同じように、誤解をしている方もいるはず‥!ということで少しでもそんな人のためになったらいいなと考えています。

 

前回のビジネスメールでのReの件とともに、実はもう一点指摘を受けたことがあります。私の常識はもう1つ崩れ散ったのであった‥(笑)

 

ビジネスメールの返信のポイントその2

「返信時には引用文を残しておく」

 

これも、おそらくTHE常識なんだろうなー!今思えば。でも私は、引用文を常に綺麗さっぱり!削除して返信していました。きれい好きなので★★‥なんて冗談です(笑)

 

引用文も良かれと思って削除していました。部分引用はたまに活用していましたが。

 

理由はやはり、前回と同じ教授と、大学でのキャリアデザインというビジネスマナーや就活に関する情報を知るための授業でした。

 

引用文を相手に送ると、相手が受信時に、本来のメールの目的“返信内容を見る”以外のデータ量を受信させることになるので消すようにと学びました。

 

THE素直な私はこのことを学んでからは必ず引用文を消すという作業を欠かさず行ってから返信をしていたのです。

 

上司に「メールの返信時に引用文を消すから、どの事に対しての返信かわからない。送ったメールをそのまま返せ。」と指摘され、後輩が引用文と件名のREを付けたまま“確認しました。〇〇(名前)”と一文が書かれたメールを見せられました。

 

その時の私の心境はというと‥(このメール汚っ!)と本気で思いました!メールの返信時の引用文を消すというのが常識だと考えていたの私としてはありえないメールでした。

 

自分の席に戻った際、すぐにGoogleさんで検索したところ、またもや常識が覆されてしまいました!

 

ビジネスメールの返信では基本的には引用文を残すこと。ただし、あまり多いのは好まれないとのことです。つらつら長くなりすぎないように、関係のうすい内容や古い内容は削除してもいいかもしれませんね。

 

部分引用もありということです。これは、今までも活用していました!複数のことに対して回答する場合、返信する側も内容を整理しやすいし、受け取る側も見やすいですよね。

 

こんな感じでまた1つ常識が覆された私でした!