メール内の名前について

こんにちは！最近ビジネスメールのことで怒られてばかりいる私です‥苦笑

私が誤解していたビジネスマナーのせいで指摘を受けた内容2種類更新させていただきました。でも、中には言いがかりみたいなものもあるんです。

上司からの指摘

「メールの文面で名前を挙げる時にはフルネームで。」

これです。

この時指摘された名前というのは宛名ではありません。宛名はフルネームの方が丁寧な印象を与えらことができますね。今回指摘されたのは宛名ではなく、更には社内メールでした。

社内メールで「備品発注を山田さんに依頼をしてもいいですか。」という内容のものでした。名前は仮に山田さんとさせていただきました。

上司には「山田さんは社内に何人かいる、山田建設などの会社名ともとれる、内容は正確に伝えろ。」とのことです。

確かに社内に山田さんは2人います。ただし、部署が全く違い、事務員の山田さんと製造部の山田部長の2人なので、社内で備品発注といえば事務員の山田さんと、名字だけでも個人を特定することができます。

社内では備品発注は事務員の山田さんの担当だということは明確です。万が一、製造部の山田部長に依頼することがあっても、メールの文面では役職付きのため“山田部長”と明記します。

また、外部の山田建設という会社ともとれるとのことですが、そもそも上司に対し他社の会社のことを伝える際には、“おもちゃ屋さん”みたいなノリで伝えません。それこそ山田建設または、山田建設様と伝えます。すごく馴染みの会社だったとしてもメール文面で山田建設を山田さんということはありえないです。

つまり上司からのとんだいちゃもんだったわけなのです！唖然です‥。

ではでは、せっかくなので社内メールの名前に対する正しいルールをここから載せていきます。

まず社内メールでは、社内の風習に従った上で、肩書き、敬称は最小限にします。名前において主に気をつけることは“二重敬語”にならないようにすること！です。

山田部長だったら、

山田部長はOK!

部長 山田様はOK!

山田さんは社内の風習によってOK!

山田部長様は二重敬語なのでNG!

「部長」と「様」はどちらも敬称なので、両方つけると二重敬語になってしまいます。

また複数人に宛てる際、総務部各位の「各位」も敬称なので、総務部各位様はこれまた二重敬語なのでNGですよっ。

ビジネスメールでの引用文について

こんにちは！前回はビジネスメールのReについてお話しました。以下のURLから見ることができます。

http://chuchunyan.hatenadiary.jp/entry/2017/06/23/123437

当たり前じゃん！って思う方もいるかもですが、私にとっての当たり前が崩れた瞬間でした。同じように、誤解をしている方もいるはず‥！ということで少しでもそんな人のためになったらいいなと考えています。

前回のビジネスメールでのReの件とともに、実はもう一点指摘を受けたことがあります。私の常識はもう１つ崩れ散ったのであった‥（笑）

ビジネスメールの返信のポイントその2

「返信時には引用文を残しておく」

これも、おそらくTHE常識なんだろうなー！今思えば。でも私は、引用文を常に綺麗さっぱり！削除して返信していました。きれい好きなので★★‥なんて冗談です（笑）

引用文も良かれと思って削除していました。部分引用はたまに活用していましたが。

理由はやはり、前回と同じ教授と、大学でのキャリアデザインというビジネスマナーや就活に関する情報を知るための授業でした。

引用文を相手に送ると、相手が受信時に、本来のメールの目的“返信内容を見る”以外のデータ量を受信させることになるので消すようにと学びました。

THE素直な私はこのことを学んでからは必ず引用文を消すという作業を欠かさず行ってから返信をしていたのです。

上司に「メールの返信時に引用文を消すから、どの事に対しての返信かわからない。送ったメールをそのまま返せ。」と指摘され、後輩が引用文と件名のREを付けたまま“確認しました。〇〇（名前）”と一文が書かれたメールを見せられました。

その時の私の心境はというと‥（このメール汚っ！）と本気で思いました！メールの返信時の引用文を消すというのが常識だと考えていたの私としてはありえないメールでした。

自分の席に戻った際、すぐにGoogleさんで検索したところ、またもや常識が覆されてしまいました！

ビジネスメールの返信では基本的には引用文を残すこと。ただし、あまり多いのは好まれないとのことです。つらつら長くなりすぎないように、関係のうすい内容や古い内容は削除してもいいかもしれませんね。

部分引用もありということです。これは、今までも活用していました！複数のことに対して回答する場合、返信する側も内容を整理しやすいし、受け取る側も見やすいですよね。

こんな感じでまた１つ常識が覆された私でした！

ビジネスメールでのReについて

こんにちは！ひっそりとブログを始めさせていただきます笑

日常で感じたことを綴っていきますのでお付き合いいただけたらうれしいです！

みなさんは、ビジネスメールのマナーに自信がありますか？？今日はメールの返信の仕方のことに対し、怒られてしまいました‥。しょぼん‥。でもわからなくて間違えてしまったのではなく(いや、結果わからなかったのですが‥)、良かれと思って実践していたことが間違えていたようです。

ビジネスメールの返信のポイントその1

「件名のRe:は残しておく」

‥‥‥みなさん、これ当然じゃん？？って思っていませんか？？そ‥そうですね〜、私はと言いますと‥‥‥必ず消していました！！！

これにはちゃんと理由があります！

大学時代のとある教授（コワモテ系）がこのように言っていたのです。

「Re:が件名に入ってるメールは開封しない！目上の人に対して、Re:の付いたメールを送るのは失礼だ！！」と‥。

大学生の私は、Re:はマナー的に付けてはいけないんだ！と学び、社会人数年目の今日までRe:を常にサクサクと消してからメールを送っていたのでした‥。私ってTHE素直ですね（笑）

今日、上司に呼び出され、「お前のメールの意味がわからない。“確認します。”が何に対することなのかわからない。」と言われました。

私は私で上司の言っていることが、最初わかりませんでした。だって上司のメールから「返信」というボタンを押して出力された新規メールを（Re:を消してから）そのまま返信しているので、件名だって（Re:はないけど）いじっていないのだから、件名見ればわかるじゃん！て話でしょ。

頭悪いんじゃないの？？ってくらいの勢いで（上司ごめんなさい‥）イライラしてしまいました。

上司とのお話が終わったあと、速攻Googleさんに「ビジネスメール マナー RE」と検索！すると私の今までの常識はどうやら間違っていたようです‥。

返信メールのReは、返信という意味があるので消さない。ただし、Reが複数付いてしまう場合は１つだけ残して削除する。昔ガラケーのメールの返信時にReがメールが続いたぶんだけ大量発生していたのが懐かしい‥！最近はRe:が勝手に大量発生しているメールは見なくなりました‥。

ビジネスメールではなく、個人のやりとりならばReを削除することがあるとか！今思い返せば、教授と生徒である私のメールのやりとりはビジネスシーンではないので、教授個人の嗜好が優先されていたということですね。

社会人数年目にして学びました！